Osvedčovanie pravosti podpisu notárom je pravdepodobne ten notársky úkon, kvôli ktorému sa s notárom za svojho života stretne každý jeden z nás. Okrem zákonného znenia „osvedčenie pravosti podpisu na listine (legalizácia)“ sa pre tento notársky úkon používa aj ľudové označenie „overovanie podpisu“ (v texte budú používané oba pojmy).
Škála listín, na ktorých zákon alebo jednotlivec vyžaduje „overený podpis“ je veľmi široká - v tomto článku sa pokúsim priblížiť podstatu legalizácie, jej praktický význam a aj niekoľko informácií spoza „overovacieho pultu“.
V rámci notárskej činnosti patrí legalizácia k tradičným notárskym úkonom a v rámci systematiky notárskej činnosti sa radí k osvedčovaniu právne významných skutočností (§ 3 ods. 1 písm. b) Notárskeho poriadku), čo vyplýva už zo samotného pomenovania tohto úkonu (ide o osvedčovanie) a tiež z § 56 Notárskeho poriadku, kde sú príkladmo vymenované osvedčovacie úkony notára (tzv. verifikačná notárska činnosť).
Legalizáciou notár alebo ním poverený zamestnanec osvedčuje, že osoba, ktorej podpis má byť osvedčený v jeho prítomnosti, listinu vlastnoručne podpísala alebo podpis na listine uznala pred ním za vlastný.
Osvedčenie pravosti podpisu sa vyznačí na listine vo forme osvedčovacej doložky, ktorá je verejnou listinou (podľa § 3 ods. 2 Notárskeho poriadku je verejnou listinou len osvedčovacia doložka pri legalizácii, nie je ňou aj samotná listina, na ktorej sa pravosť podpisu účastníka osvedčuje).
Základnými pojmami, ktoré je potrebné na účely legalizácie bližšie vysvetliť sú pojmy podpis a listina.
Čo treba rozumieť pod pojmom podpis nedefinuje žiadny právny predpis. V ustanovení § 40 ods. 3 Občianskeho zákonníka sa pre platnosť právneho úkonu vyžaduje podpis konajúcej osoby. Pri písomných právnych úkonov v zmysle hmotného práva nie je dôležité, kto listinu napísal, a to ani v prípade, kde zákon predpisuje písomnú formu určitého právneho úkonu (výnimkou sú úkony, pre ktoré zákon vyžaduje obligatórnu formu notárskej zápisnice, napr. § 143a OZ, § 476d ods. 2 OZ, § 162 ods. 2 ObZ, § 218a ObZ). Podpis konajúcej osoby, na rozdiel od textu listiny, musí byť vlastnoručný.
Na otázku, či osoba môže listinu podpísať aj inou rukou, než sa obvykle podpisuje, dal Najvyšší súd ČR túto odpoveď: „Požiadavka vlastnoručne spísaného závetu je splnená aj v prípade, ak bol spísaný nedominantnou (ľavou) rukou poručiteľa (Rozhodnutie NS ČR z 19.12.2001, sp. zn.: 30 Cdo 1975/2001).
V právnej literatúre sa podpis charakterizuje ako individuálne ťahy písma, ktoré dostatočne označujú identitu podpisujúceho sa, sú jedinečné, vyznačujú sa príslušnými charakteristickými znakmi a javia sa ako podpisy mena. Za podpis nemožno považovať znak +++, a teda nemožno vykonať ani jeho legalizáciu.
Legalizáciu možno vykonať dvoma spôsobmi:
- účastník listinu pred notárom vlastnoručne podpíše alebo
- účastník pred notárom vyhlási, že podpis na listine uznáva za vlastný.
Ak notár vykoná legalizáciu tak, že účastník pred ním listinu vlastnoručne podpíše, dáva to vyššiu právnu istotu právnemu úkonu, na ktorom sa osvedčenie pravosti podpisu vykonáva, keďže v tomto prípade, notár ako orgán verejnej moci navyše garantuje taký dôležitý údaj pre stabilitu právnych vzťahov, akým je presné určenie času uskutočnenia právneho úkonu.
Uznanie podpisu za vlastný prichádza do úvahy jednak v prípade, ak účastník legalizácie žiada notára o osvedčenie pravosti jeho podpisu na listine, ktorá je už účastníkom podpísaná, teda ktorú nepodpisuje priamo pred notárom alebo jeho zamestnancom. V takomto prípade účastník uzná svoj podpis na listine za vlastný, a podpíše sa len do knihy osvedčených podpisov (vedenej v hmotnej podobe). Podpis účastníka na listine by mal korešpondovať s jeho podpisom v knihe osvedčených podpisov, t. j. ak je účastník podpísaný na listine menom aj priezviskom, takisto sa má podpísať aj do knihy osvedčených podpisov. Uznanie podpisu za vlastný prichádza do úvahy ale aj v druhom prípade, kedy je ako dátum alebo miesto podpisu na listine uvedený iný údaj, ako je deň alebo miesto, kedy sa vykonáva legalizácia. V praxi sa častokrát objavujú pochybnosti a otázky aj zo strany orgánov verejnej správy, kedy došlo k osvedčeniu pravosti podpisu, ak bol podpis účastníka uznaný za vlastný. K tomu možno uviesť, že osvedčenie pravosti podpisu za vlastný je úplné až vykonaním legalizácie, a zároveň, že v tomto prípade účastník zodpovedá za to, že k dátumu uvedenému v listine alebo v mieste uvedenom v listine sa na ňu aj podpísal. Pri legalizácii formou uznania podpisu za vlastný ale notár za túto skutočnosť nezodpovedá, na rozdiel od legalizácie vykonanej formou „vlastnoručného podpísania“, v ktorej notár zodpovedá aj za to, že účastník naozaj pred ním alebo jeho zamestnancom listinu bezprostredne podpísal. V takom prípade je dátum a miesto uvedené v listine pri podpise účastníka irelevantné a miestom a dátumom podpísania listiny je miesto a deň osvedčenia pravosti podpisu.
V notárskej praxi bohužiaľ notári pri legalizácii nepostupujú jednotne – rozdielne sú postupy napr. ohľadom popisu listiny, na ktorej sa pravosť podpisu osvedčuje, ohľadom priväzovania príloh (napr. splnomocnenia, na základe ktorého účastník podpisuje listinu) k listine, alebo viacnásobná legalizácia v prípadoch, keď účastník podpísal tú istú listinu viackrát (parafa, alebo za viacerých účastníkov, alebo listina je vyhotovená vo viacerých jazykoch ...).
Treba zdôrazniť, že ani voči účastníkom táto variabilita legalizácie nie je pozitívom, keďže sa častokrát stretávame s otázkami klientov napr. „u toho notára sme tak dlho nečakali“, alebo „čo si to tam tak dlho vypisujete?“ a pod .....
V zmysle prílohy 3 Kancelárskeho poriadku pre notárov, náležitosťou osvedčovacej knihy (vedenej v elektronickej podobe) je aj druh (názov) listiny, na ktorej sa osvedčuje pravosť podpisu a dátum jej spísania. Ak je to potrebné, uvedie sa aj stručný obsah. Je potrebné povedať, že každá legalizácia je samostatným úkonom notárskej činnosti a preto je neprípustné, aby notár vykonal legalizáciu spôsobom, že v osvedčovacej knihe (elektronickej) uvedie len druh úkonu napr. zmluva, vyhlásenie, splnomocnenie, na ktorom vykonáva legalizáciu. V popise listiny je potrebné bližšie uviesť o akú listinu ide, odporúčame minimálne v rozsahu umožňujúcom určenie úkonu účastníka. Samozrejme v praxi budú popisy listín rôzne, ale v záujme každého notára by malo byť vykonanie dostatočne primeraného popisu listiny, na ktorej osvedčuje pravosť podpisu účastníka.
Legalizáciou notár neosvedčuje pravdivosť skutočností uvádzaných v listine, ale za listinu, na ktorej je možné vykonať legalizáciu nemožno považovať taký dokument, na ktorom absentuje niektorá z podstatných náležitostí. Samozrejme v právnom poriadku existuje množstvo listín, ktoré sa môžu javiť ako „neúplné“, ale právny poriadok im môže priznávať právne účinky, napr. návrh zmluvy a pod. Za neúplné splnomocnenenie ale je nutné považovať také, na ktorom chýba napr. údaj splnomocneného (tzv. „splnomocnenie na doručiteľa“) alebo splnomocnenie na prepis (používanie) motorového vozidla bez jeho bližšej špecifikácie. Domnievam sa, že takéto dokumenty nemožno považovať za listiny na účely legalizácie a na tvrdenie účastníka notárovi „ale vy overujete len podpis“ existuje minimálne protiargument, že sa osvedčuje podpis na listine a preto listina musí byť určitá a úplná. Notár by mal tiež účastníka upozorniť na to, že po vykonaní legalizácie by listina nemala byť dopisovaná a opravovaná (na podporu tohto názoru uvádzam § 2 ods. 2 Notárskeho poriadku).
Legalizáciu je možné vykonať len na takej listine, ktorá obsahuje skutočnosti, ktoré by mohli byť podkladom pre uplatnenie práv, alebo ktorými by mohli byť spôsobené právne následky.
Častým problémom praxe je rozdielny postup, keď účastník podpisuje listinu na základe splnomocnenia za iného účastníka. Napriek tomu, že notár legalizáciou neosvedčuje pravdivosť skutočností uvádzaných v listine, v zmysle § 11 Kancelárskeho poriadku, ak sa verejná listina notára skladá z niekoľkých listov alebo listín, treba všetky strany pevne spojiť tak, že sa zošijú trikolórou obsahujúcou farby štátnej zástavy a voľné konce sa prekryjú uzáverou (nálepkou) opatrenou štátnym znakom, prípadne odtlačkom úradnej pečiatky notára. Rovnakým spôsobom sa k verejnej listine pripojí aj geometrický plán, ak tvorí súčasť zmluvy, splnomocnenie, a ak bola listina písaná so zástupcom účastníka aj rozsudok, ak bol ním nahradený zmluvný prejav účastníkov, prípadne iné listiny. Podľa § 59 ods. 1 Kancelárskeho poriadku notár vykonaním osvedčovacieho úkonu potvrdzuje, že osoba, ktorá sa uvádza v listine, je totožná s osobou, ktorá pred notárom listinu vlastnoručne podpísala alebo vyhlásila, že uznáva svoj podpis na listine za vlastný. Niektorí notári vyžadujú od splnomocneného zástupcu predloženie splnomocnenia, ktoré následne spôsobom podľa § 11 Kancelárskeho poriadku spoja s listinou a osvedčovacou doložkou, iní kolegovia splnomocnenie nevyžadujú, a uspokoja sa ak osoba, ktorej pravosť podpisu osvedčujú je uvedená v samotnej listine.
Je potrebné uviesť, že oba spôsoby sú správne. V prvom prípade sa v popise úkonu v NCRop väčšinou uvedie napr. „Kúpna zmluva za predávajúceho Petra Nováka, nar. 1.1.1980 na základe splnomocnenia zo dňa 1.1.2015 s kupujúcim Jánom Novákom, nar. 1.1.1981 na byt č. 1 na Hlavnej 1 v Košiciach za kúpnu cenu 60.000,-€.“ Pokiaľ notár žiada od účastníka predloženie splnomocnenia, uvedie ho v popise úkonu v NCRop a pripojí ho aj za osvedčovaciu doložku k listine, mal by posúdiť aj samotný obsah splnomocnenia, či zástupcu oprávňuje na samotný úkon.
V druhom prípade predovšetkým podľa § 58 ods. 4 Notárskeho poriadku, notár nepožaduje splnomocnenie.
V zmysle § 2 ods. 2 Notárskeho poriadku by mal notár účastníka upozorniť na to, že kvôli právnej istote v zmysle právnej prevencie by bolo vhodné splnomocnenie pripojiť k listine a osvedčovacej doložke. Pokiaľ ale účastník trvá na úkone napriek tomuto poučeniu, notár by nemal úkon odmietnuť.
Napriek tomu, že v § 58 Kancelárskeho poriadku nie je výslovne uvedené, že notár môže osvedčiť pravosť podpisu osoby na listine, ak môže spoľahlivo posúdiť obsah listiny v jazyku, v ktorom je vyhotovená (ako je tomu v § 57 ods. 1 KP pri vidimácii), § 59 ods. 2 Kancelárskeho poriadku toto vyžaduje aj pri legalizácii, teda ak neovláda notár vykonávajúci osvedčovanie jazyk, v ktorom je listina spísaná, vyzve žiadateľa, aby zadovážil k listine preklad do úradného jazyka vyhotovený úradným prekladateľom.
Ďalším rozdielnym prístupom notárov v rámci legalizácie je postup pri osvedčovaní, ak je podpis účastníka uvedený v tej istej listine viackrát. Môže ísť o prípad, kedy účastník podpisuje za viacero strán úkonu (napr. je štatutárom predávajúceho a zároveň kupujúcim ako fyzická osoba), alebo podpisuje sám za seba na viacerých miestach (napr. ako spoločník, konateľ a predseda valného zhromaždenia na zápisnici z valného zhromaždenia, alebo len účastník kvôli právnej istote parafuje každú stranu textu listiny), alebo je listina vyhotovená paralelne vo viacerých jazykoch a účastník podpisuje slovenskú i napr. anglickú verziu listiny.
Uvedený problém nerieši žiadne ustanovenie zákona. Takisto prax priniesla rôzny prístup akceptácie legalizácie tretích osôb. Všeobecne máme za to, že osvedčovacia doložka zahŕňa osvedčenie pravosti všetkých podpisov osoby na jednej listine, pokiaľ samozrejme tomu zodpovedá popis v NCRop, napr. formulácia: „Kúpna zmluva za predávajúceho Petra Nováka, nar. 1.1.1980 na základe splnomocnenia zo dňa 1.1.2015 i ako kupujúci ................. “
Pokiaľ po upozornení klienta, tento trvá na osvedčení všetkých jeho podpisov na listine, notár v rámci NCRop a popisov listiny musí dostatočne rozlíšiť, ktorý podpis účastníka osvedčuje.
Do 1.1.2003 si každý notár vo svojom úrade viedol v materiálnej podobe osvedčovaciu knihu, ktorá obsahovala poradové číslo, pod ktorým sa úkon vykonal, dátum osvedčenia, meno, priezvisko, rodné číslo (dátum narodenia) a bydlisko osoby, ktorej podpis sa osvedčoval, jej podpis, údaj či listina bola pred notárom podpísaná alebo bol podpis uznaný za vlastný, označenie listiny, spôsob, ako bola zistená totožnosť osoby, ktorej sa legalizácia vykonala, výšku odmeny a podpis osvedčujúceho.
Od 1.1.2003 je notár povinný viesť osvedčovaciu knihu v elektronickej podobe v rámci Centrálneho informačného systému (CIS). Notársky centrálny register osvedčených podpisov (NCRop) je jedným z odlišujúcich prvkom notárskej legalizácie od osvedčovania podpisov vykonaných obcami alebo okresnými úradmi podľa zákona č. 599/2001 Z. z.
Výhodou notárskej legalizácie je jednak možnosť „overenia“ legalizácie na webovom sídle komory na tejto webovej adrese, ktorá slúži na zistenie, či k legalizácii skutočne došlo. Komora zverejní na svojom webovom sídle (www.notar.sk) údaj o mene, priezvisku a dátume narodenia osoby, ktorá požiadala o legalizáciu, meno, priezvisko a sídlo notára, ktorý legalizáciu vykonal, pridelené číslo NCRop k tejto legalizácii a dátum vykonania legalizácie. Komora zabezpečí, aby tieto údaje boli na jej webovom sídle prístupné len v prípade súčasného zadania mena, priezviska, rodného čísla osoby, ktorá požiadala o legalizáciu a prideleného čísla NCRop k tejto žiadosti.
Ďalšou výhodou notárskeho overenia podpisu je to, že práve popis listiny, na ktorej sa legalizácia vykonala je možné aj v budúcnosti zistiť cez NCRop, samozrejme zákonným postupom. Výhodou notárskej legalizácie od osvedčovania podpisov matrikami alebo obcami je tiež to, že právne vedomie notára a jeho zamestnancov je spravidla vyššie ako zamestnancov samospráv (samozrejme to nemyslím v zlom) a preto aj keď to nie je súčasťou notárskeho úkonu, klient môže od notára očakávať aj právnu pomoc, prípadne radu nad rámec samotnej legalizácie.
Na záver pre úplnosť uvádzame - notorickým overovateľom už dobre známu skutočnosť – že osvedčenie pravosti podpisu na listine vo vzťahu k zahraničiu môže vykonať len notár.
Juraj Göbl
ilustračné foto: pixabay.com
